Receita passa a aceitar documentos digitais

Meio eletrônico foi autorizado a substituir documentos em papel 

Por Laura Ignacio — De São Paulo

A Receita Federal passou a permitir que os livros obrigatórios de escrituração, além dos comprovantes de lançamento fiscal e comercial, sejam armazenados por meio eletrônico, em vez de serem guardados em papel. Comemorada por advogados, a medida foi instituída por meio do Ato Declaratório Interpretativo no 4, elaborado com base na Lei da Liberdade Econômica (Lei no 13.874, de 2019). 

Como a norma da Receita é interpretativa, segundo advogados, seu efeito é retroativo, abrangendo processos judiciais em andamento. Assim, o ADI pode ser aplicado no caso do cálculo do ICMS que deve ser excluído da base do PIS e da Cofins, entre outros em que é exigida comprovação.

Segundo o artigo 10 da lei, “o documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado”. 

A norma da Receita permite a destruição dos impressos após a digitalização. Porém, exige a aplicação de critérios estabelecidos pela lei. O mesmo artigo 10 determina que é lícita a reprodução de documento digital “que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado”.

Na prática, desde que o arquivo esteja completo, sem rasura, com a mesma qualidade do impresso, vale como se fosse papel, diz o especialista em tributação Matheus Bueno de Oliveira, do Bueno & Castro Tax Lawyers. “Tudo o que for escrituração contábil, notas fiscais de fornecedores, de vendas, e tudo o mais que registrar entradas e saídas da empresa só precisam estar guardados em papel até o fim dos cinco anos de prescrição”, afirma. 

Para Bueno, mesmo para comprovar o cálculo do ICMS a ser excluído da base de cálculo do PIS e da Cofins as guias e notas poderão ser as digitais. “Além disso, a medida reduz custos porque, mesmo no escritório, costumamos alugar espaços para não pagar o valor do metro quadrado na Faria Lima [avenida na capital paulista] só para guardar papel”, diz Bueno.

Como o sistema tributário é complexo, o volume de documentos que precisam ser guardados para comprovação fiscal é altíssimo. Pesquisa da Seteco Consultoria Contábil com mais de 600 clientes concluiu que, desde 2008, o número de obrigações acessórias a ser entregue pelas empresas para as esferas federal, estadual e municipal quase dobrou: aumentou de 11 para 20. São declarações, documentos e comprovantes que precisam ser encaminhados ao governo, mas também servem de prova de cumprimento da lei. 

O advogado Eduardo Salusse, do Salusse, Marangoni, Parente e Jabur Advogados, afirma que grandes empresas precisam de espaços gigantescos para arquivar e cuidar de documentos originais. “Isso é parte do custo Brasil, que colabora para que o país fique nos primeiros lugares do ranking do Banco Mundial de países que exigem maiores custos para o cumprimento de obrigações acessórias”, diz. 

Contudo, Salusse alerta que os documentos fiscais exigidos pela Receita Federal são, na maioria das vezes, também necessários para atender fiscalizações estaduais e municipais. “Logo, se os demais entes da federação não procederem de igual forma, a desburocratização prevista na lei e do ADI será ineficaz.”

Fonte: Valor